För dig som fått ett hedersuppdrag

VAD GÖR EN TOASTMASTER?

Som toastmaster är du den som tar ledningen och organiserar formella evenemang såsom bröllop, banketter eller andra ceremoniella tillställningar. Ditt främsta ansvar är att se till att evenemanget flyter smidigt genom att presentera talare, introducera programmet och hålla publikens uppmärksamhet.

Dina vanliga uppgifter inkluderar att välkomna gästerna, ge viktig information om evenemanget, presentera talare eller underhållning och hålla koll på tiden för att säkerställa att evenemanget följer schemat. Du fungerar också som en länk mellan arrangörerna och gästerna för att säkerställa att allt går smidigt.

I vissa sammanhang kan rollen som toastmaster också innebära att hålla ett humoristiskt eller inspirerande tal för att underhålla publiken mellan andra aktiviteter eller tal. Det är en viktig roll som kräver god organisatorisk förmåga, kommunikationsförmåga och att hålla evenemanget på rätt spår.

Några allmänna råd

När du får uppdraget
Du bör ha minst en månad på dig för förberedelser. Det kan ta tid att kontakta alla talare och andra inblandade.

Delegera gärna uppgifter
Om du kan få några av dem som inte ska hålla tal att läsa upp telegram, leda en allsång eller sköta någon annan aktivitet, så lättar det din egen arbetsbörda och gör fler delaktiga i festen.

Påkalla uppmärksamhet
En ringklocka eller en liten (inte för skrällig) gonggong är ett oumbärligt hjälpmedel för att påkalla allas uppmärksamhet när du behöver det.

Spontana skålar
Sådana bör inte förekomma, framför allt för att inte makarna ska få i sig mer än vad som är nyttigt för dem, men också för att det stör alla andra i maten och den trevliga konversationen. Se på ett vänligt sätt till att sätta stopp. Du kan exempelvis påpeka i din inledning att väl alla vill att brudparet ska kunna komma ihåg allt vackert som sägs till dem under kvällen.

Presentation av talare
Ta noga reda på vem varje talare är och vad han/hon har för relation till festföremålen. Introducera talaren med namn och en eller ett par korta meningar som på ett personligt sätt klargör vem det är. Om du kan och vill är det väldigt trevligt och uppskattat att säga ett par rader på rim. Placera de förväntat mer spexiga inslagen senare i programmet.

När börjar man äta?
Om det serveras varm mat till för- och huvudrätt bör du tala om för makarna att de ska börja äta när ett tiotal gäster har blivit serverade. Annars är risken stor att maten hinner kallna på tallrikarna för flertalet. Du kan ge tecken till brudparet när det är dags.

Skål eller hurrarop?
Om en talare själv inte vill skåla (vederbörande kan vara nykterist) utbringar han eller hon ett fyrfaldigt leve i stället. Se dock till att de som vill utbringa en skål inte börjar hurra också. (Det går förstås lika bra att i stället avsluta talet med en varm lyckönskning eller med ett överräckande av någon symbolisk minnessak. Fråga varje talare, eftersom du bör hålla reda på det totala antalet skålar.)

Din egen mat och dryck
Gå inte hungrig till bords – du kommer inte att hinna få i dig särskilt mycket av det som serveras. Av både den anledningen och andra lätt insedda skäl bör du också helst dricka alkoholfritt under middagen.

Förberedelser

Stäm av följande med brudparet så snart som möjligt:

Ska du ta kontakt med gästerna själv eller får de kontaktuppgifter till dig när de får sin inbjudan? I det förra fallet, se till att du får listor med telefon, e-post eller annan kontaktväg till alla inbjudna.

Klargör att du har ansvar för att allt fungerar ända från det att de nygifta lämnar altaret tills de slutligen har lämnat festen.

Fråga om de har några särskilda önskemål beträffande stämningen på festen. Ska det vara ordningsamt och traditionellt eller mera lössläppt? Ett gott råd är att i alla fall inleda ganska strikt enligt etiketten.

Ta reda på vem som står för kalaset och alltså är värdar för festen. Om du ser att du kommer att få några kostnader för förberedelser, redovisa detta omedelbart för brudparet eller för dem som betalar. Dessa pengar ingår i så fall som en post i den samlade kostnaden för en lyckad fest, och är något de ska känna till och planera för, inte överraskas av efteråt.

Andra förberedelser – checklista

– Delta när bordsplaceringen planeras. Dels lär du dig mycket om gästerna, dels kan du se till att du själv sitter rätt. Du måste ha ögonkontakt med brudparet, respektive föräldrar, best man och tärna och inte minst med serveringspersonalen!
– Tala med föräldrarna/svärföräldrarna och se om de har särskilda önskemål och om det finns något de vill hjälpa till med, exempelvis att transportera presenter och ställa i ordning presentbordet.
– Skaffa dig en lista med namn på alla inbjudna och viktig bakgrundsinformation om dem. Ge plats för dina egna anteckningar.
– Prata med alla talare, ta reda på lite om vad de tänker säga. Om du vet att andra talare tänker ta upp samma saker kan du tipsa om det så att det blir större variation. Fråga hur långt deras tal blir och notera det. Om du senare märker att det blir för trångt kan du återkomma och be dem korta ner.
– Notera också vilka tal som riktar sig bruden och vilka till brudgummen. Blir det väldigt ojämnt kan du försöka få fram någon mer talare, eller se till att den aktuella personen uppmärksammas på annat sätt.
– Boka in talarna i lämplig ordning. Se middagsprogrammet längre ner.
– Kontrollera vilka som är vegetarianer, allergiker och nykterister. Notera var de sitter och informera restaurangen.
– Kontrollera om det finns andra gäster med särskilda behov eller med handikapp. Se till att de placeras på lämpligt sätt och har vad de behöver.
– Kommer barn att närvara? Ta reda på vilka åldrar som gäller och om det eventuellt behövs barnstolar. Lite äldre barn och tonåringar kan med fördel placeras vid särskilda bord där de kan umgås med varandra och inte behöver vuxenkonversera eller sitta tysta.
Andra gäster med särskilda behov eller handikapp. Se till att placeras på lämpligt sätt och har vad de behöver.
– Ta reda på hur lokalen ser ut och hur borden kommer att vara placerade. Nödutgångar?
– Undersök om det finns/behövs högtalaranläggning och mikrofon för talarna. Det är viktigt vid stora tillställningar med mer än hundra gäster och absolut nödvändigt utomhus, även i partytält och liknande.
– Undersök om det går att förvara presenterna till nästa dag, om ingen kan ansvara för att transportera hem dem.
– Prata med källarmästaren och gå igenom programmet. Ge honom gärna en lista med hålltider för serveringen, det brukar uppskattas oerhört. Fråga om han har några särskilda önskemål som du bör känna till.
– Kontrollera förutsättningarna för transport från festen. Behöver det lokala taxibolaget informeras?

KYRKAN – komihåglista

– Innan vigseln – när alla har samlats utanför kyrkan – kan vara ett bra tillfälle att ringa i en liten klocka eller på annat sätt påkalla uppmärksamhet, tala om att det är du som är toastmastern, och att de som eventuellt ännu inte har anmält att de tänker hålla tal ska vända sig till dig. Du kan också dela ut ris eller konfetti till dem som vill kasta på brudparet.
– Efter vigseln: ställ dig vid utgången och dela ut ris och konfetti om du inte har gjort det innan. Det är enklast att ha en stor påse, som alla som vill kan ta en näve ur.
– Om det finns en särskilt anlitad fotograf, se till att denna har fri sikt för att ta bilder.
– Ska brudparet åka med särskild bil, limousine eller liknande, se till att den väntar. Kontrollera att chauffören vet att han inte ska åka direkt till festen, utan ta en omväg så att gästerna hinner fram till festlokalen först! Se eventuellt till att brudparet får ett (litet) glas champagne i handen när de sätter sig i bilen.

FESTLOKALEN – komihåglista

– Kontrollera med källarmästaren att personalen är beredd och att allt är i ordning.
– Se till att välkomstdrinken serveras och att det finns alkoholfritt alternativ.
– Kontrollera att det sitter tydliga skyltar uppe som visar bordsplaceringen.
– Försäkra dig om att talarna och andra som ska göra något vet när deras insats kommer.
– När makarna anländer, se till att några utvalda personer serverar dem varsitt litet champagneglas – förslagsvis svärmödrarna eller bestman och tärna.
– Låt brudens far eller bestman utbringa ett fyrfaldigt leve för de nygifta så snart de sistnämnda har fått sina glas.
– Tala med hjälp av klockan/gonggongen om när det är dags att inta sina platser.
– Om man håller på etiketten sätter sig ingen förrän brudparet gör det. Ge dem ett tecken när alla hittat sin plats och står beredda.

MIDDAGSPROGRAM

FÖRRÄTT

Tid: 0:00 Klockslag (fyll i själv) ____________________.

– När bruden sätter sig intar alla andra sina platser. När vinet serverats (be källarmästare eller annan ansvarig för serveringen att ge dig tecken) kan du i din tur ge kvällens värd ett tecken.
– Välkomsttal. Hålls av den som betalar för kalaset och avslutas med en skål. I detta korta tal är det lämpligt att dels tydligt klargöra vem eller vilka som är värd/värdinna för kvällen, dels att presentera dig som toastmaster. Efter skålen kan värden exempelvis säga: “Och nu lämnar jag ordet till kvällens toastmaster N.N.”
– Information från toastmaster. Tacka värden och presentera dig med namn om värden i nervositeten skulle ha glömt det. Berätta kort om vad du ska göra. Be dem som eventuellt ännu inte har anmält att de vill tala komma till dig och göra det. Gå igenom programmet i huvuddrag och ge praktisk information, exempelvis om var kaffet kommer att serveras, och presentera eventuella musiker/allsångsledare.

Tid: 0:05 tim

– Servering av eventuell varm förrätt. (Kall förrätt är med största säkerhet redan framdukad när gästerna intar sina platser)
– Varm förrätt äts innan nästa talare presenteras. Kall förrätt kan man äta under det att talen pågår.
– Vigselförrättaren håller tal. Behöver sällan presenteras, alla har sett honom eller henne under vigselakten. Avslutas med en önskan om lycka och välgång.
– Eventuell servering av extra vin, om det är tänkt så.
– Brudens far eller mor håller tal. Presenteras av dig. Avslutas antingen av en skål eller ett fyrfaldigt leve.
– Eventuella telegram om det behövs för att fylla ut tiden.
– Förrätten dukas ut. Här kan man sjunga någon sång ur allsångshäftet om sådant finns.
Se till att personalen vet i vilken ordning sångerna ska sjungas.

HUVUDRÄTT

Tid: ca 1:00 tim Klockslag (fyll i själv) ____________________.

– Vinet till huvudrätten serveras. (Eventuellt medan sången fortfarande pågår.) )
– Kolla med köket hur lång tid du har på dig innan varmrätten bärs in. Fyll ut de minuterna med ev. telegram eller andra lustigheter, men dra inte över tiden!
– Varmrätten dukas in

Tid ca 1:15 tim

– Varmrätten äts i lugn och ro – lägg inte in några tal under tiden!
– Brudgummens far eller mor håller tal. Vederbörande presenteras av dig när alla har ätit eller är nästan färdiga.
– Bestman håller tal. Han presenteras av dig.
– Tärnan håller tal. Hon presenteras av dig.
– Eventuell telegramläsning.
– Varmrätten dukas ut, eventuellt under sång.
– Här kan du ge gästerna möjlighet till ett toalettbesök. Om du räknar samman antalet skålar och serverade glas hittills (glöm inte att folk dricker vatten också) kan du förmodligen bedöma om det finns ett behov. Annonsera inte ut någon allmän bensträckare – det skulle fördärva stämningen och kasta omkull hela schemat innan folk äntligen är tillbaka. De som inte behöver toalettpaus underhålls lämpligen med en allsång eller liknande.

EFTERRÄTT

Tid: ca 2:30 tim Klockslag (fyll i själv) ____________________.

– Vinet till efterrätten serveras. (Eventuellt under sång) Se till att serveringspersonalen låter dig veta när alla fått glasen fyllda.
– Tal riktat till brudgummen. Talaren presenteras av dig.
– Efterrätten dukas in. Om det är en känslig efterrätt, som glass eller liknande, måste du antingen se till att talaren håller tiden, eller byta ut talet mot en sång. Ingen vill ha halvsmält röra på tallriken för att serveringspersonalen fått vänta på en långrandig talare.
– Sent anmäld(a) talare eller annan underhållning, presenterad av dig. Om efterrätten tål det kan detta göras medan man äter, annars väntar du till lämpligt ögonblick.

– Tal riktat till bruden. Talaren presenteras av dig.
– Toastmastern utbringar en skål för absent friends. Direkt efter detta presenteras den siste huvudtalaren.
– Tacktal för maten. Hålls av brudgummens far (alltså den som inte betalat) eller någon äldre släkting, alternativt av toastmastern själv. Gå inte i detalj om maten, utan tacka å alla gästernas vägnar för gästfriheten, den delikata måltiden och nöjet det har varit att få vara med och avnjuta detta, under en kväll som kommer att hållas i ljust minne av alla närvarande. Håll det kort!

KAFFE

Tid: ca 3:30 tim Klockslag (fyll i själv) ____________________.

– Toastmastern informerar om var kaffet serveras och att alla kan få sträcka på benen en kvart innan dess. Räkna med att det tar närmare en halvtimme. Dricker man kaffe vid samma bord som man ätit, kan det ändå vara dags för en paus.

BRÖLLOPSTÅRTAN

Tid: ca 4:00 tim Klockslag (fyll i själv) ____________________.

– Ställ upp gästerna så att alla har fri sikt över tårtan och brudparet. Längs väggarna, i en halvcirkel eller vad som lämpar sig. Ge fotograferna tid att dokumentera detta ögonblick. När brudparet skurit sin bit, kan man låta bestman och tärna servera föräldraparen om man vill. Sedan kan serveringspersonalen portionera ut, eller gästerna ta själva.
– Ev. servering av avec.
– Ska det framföras ytterligare sånger, uppträdanden eller förut oanmälda tal, så är det dags nu.

BRÖLLOPSVALS

Tid: ca 4:35 tim Klockslag (fyll i själv) ____________________.

Kolla att brudparet är redo. Ge tecken till orkestern att börja spela någon form av intromusik ett par minuter. Under den tiden ser du återigen till att alla står så att de har fri sikt över dansgolvet, och att fotografer kan komma åt. När valsen börjar går brudparet ensamma ut på dansgolvet.
Efter en liten stund kan de närmast anhöriga (föräldrar, best man, tärna m.fl.) börja bjuda upp varandra till de danser som artigheten kräver (man dansar med sin bordsdam, exempelvis).

PRESENTÖPPNING

Tid: ca 5:00 tim Klockslag (fyll i själv) ____________________.

– Avbryt orkestern och tillkännage att det är dags att öppna presenterna. Man öppnar i första hand presenter från de närvarande gästerna och börjar med dem från de äldsta och närmast anhöriga. Presenter från frånvarande kan läggas undan om det är många. Assistera brudparet genom att överräcka presenterna och läsa upp gratulationskorten. Anteckna gärna på kortet vad paketet innehöll, och ge alla korten till brudparet efteråt. Om makarna inte vill öppna presenterna på festen bör du påpeka för dem att de riskerar att göra släktingar och vänner djupt besvikna, särskilt äldre sådana.
– Avsluta presentöppningen med att hurra en gång till för brudparet. Tala om ifall det finns någon barservering eller liknande. Ge orkestern tecken att börja igen.
– Obs! Presentöppningen kan också placeras före middagen, i samband med välkomstdrinken.

BRUDPARETS AVFÄRD

– Om brudparet ska lämna festen i någon hyrd bil är det du eller bestmannen som ser till att eventuella skor och burkar knyts fast i snören i den bakre kofångaren.
– Det är också vid det här tillfället som bruden slänger sin bukett över axeln, så ställ upp alla ogifta flickor i en halvcirkel på gårdsplanen eller trappan, och se till att fotograferna är redo. Ta hand om buketten efteråt. Den ska brudparet ha kvar, så den kan lämpligen ges till brudens mor eller annan närstående.

Nu är ditt toastmasterjobb över!
Din insats kommer att bevaras i tacksamt minne av såväl brudpar och gäster som den imponerade personalen på restaurangen. Och själv kan du se fram emot en nästan lika god natt som det lyckliga brudparet, i förvissning om att du i hög grad har bidragit till att göra deras stora dag till en alltigenom lyckad tillställning.